Cerrar la empresa

  • Por las buenas: disolución y liquidación

En una situación mala, la empresa no funciona. El negocio no tira, la estrategia de marketing no arranca, se hunde la previsión de ingresos… en este caso los socios pueden decidir disolver la sociedad y liquidarla. De este modo cesan las obligaciones de la empresa y su implicación en el tráfico mercantil. Nos la cargamos.

Primero se disuelve, después se liquida. Esa disolución puede ser decisión de los socios, voluntariamente, o porque se imponen ciertas causas legales. En concreto, según la Ley de Sociedades de Capital: transcurso del plazo previsto, reducción del capital social mínimo, oficio del Registrador. Si fuera por voluntad de los socios, la Junta General debe reunirse y aprobar la disolución para abrir el proceso de liquidación.

En esta fase se procede a liquidar el patrimonio social, pagando todas las deudas de la sociedad que hubiera. La gestión corresponde a los liquidadores, que son como administradores pero con el fin de extinguir la empresa. El plazo es de 3 meses desde que se abre la fase de liquidación para presentar un balance y un inventario de bienes.

Con las cuentas claras, toca pagar deudas y deshacerse del patrimonio. Es decir, que si la empresa tiene ordenadores, pues venderlos y conseguir dinero en efectivo. Liquidar las propiedades. Si hay trabajadores, despedirlos y abonar las indemnizaciones que correspondan. Cobrar los créditos. Negociar con los proveedores o los clientes.

Al presentar el balance final, si queda dinero se reparte entre los socios y salvo acuerdo distinto, en función de su cuota de participación actual. Transcurrido el plazo para impugnar sin que haya reclamaciones:

  1. pago de la cuota de liquidación acordada a los socios,
  2. firma ante notario la extinción de la sociedad con el balance final,
  3. inscripción en el Registro cancelando los asientos registrales y
  4. publicación en el Boletín Oficial correspondiente.

La empresa deja de tener personalidad jurídica, y desaparece del tráfico mercantil con efectos definitivos.

  • Por las malas: concurso de acreedores

Si la situación es mala, mala de verdad, la empresa estará en insolvencia: no puede atender sus gastos corrientes, o el patrimonio neto está por debajo de la mitad del capital social. En este caso habrá un concurso de acreedores, con varios escenarios posibles.

Un concurso de acreedores es una herramienta prevista para estas situaciones, no tiene más connotación negativa que la que culturalmente se le atribuye. Una correcta gestión de la empresa por las personas que la administran resulta una garantía en estos procesos.

Concurso voluntario vs Concurso necesario

Si la empresa está en insolvencia, el órgano de administración está obligado a solicitar la declaración de concurso voluntario en el plazo máximo de dos meses. Necesitará ayuda de Abogada y Procuradora, que se encargarán de presentar la solicitud al Juzgado Mercantil. Si el órgano de administración cumple con esta obligación y ha actuado de forma diligente, el concurso se declarará «fortuito»: la empresa pagará las deudas hasta donde cubran sus bienes.

Si el órgano de administración no solicita el concurso en plazo, cualquier acreedor podrá pedirlo ante el juzgado. Estaríamos ante un concurso necesario: lo más probable es que se considere «culpable». Es decir, que se entienda que los administradores no han actuado diligentemente, y por tanto se les despoje del escudo de la responsabilidad limitada. En este caso pasarían a responder personalmente de todas las deudas de la empresa, con su patrimonio privado.

Liquidación vs Convenio de acreedores

Hemos visto qué puede pasar con los administradores, pero ¿qué hay de la empresa? La mayoría de los concursos de acreedores acaban en fase de liquidación: se acabará la actividad, se despedirá a los trabajadores, y se irán liquidando los bienes. Con lo que se obtenga se pagará a los acreedores por orden de preferencia legal, hasta donde alcance.

¿Los concursos de acreedores siempre acaban con la liquidación de la empresa? No: es posible negociar un Convenio de acreedores: consiste en un acuerdo con aquellos a los que se debe para pagarles menos (aplicando una quita) y a plazos. Cuando el convenio se aprueba, la empresa deja de estar en concurso y podrá volver a su actividad habitual siempre que cumpla los pagos acordados: si los incumple entrará automáticamente en liquidación, game over.

  • ¿Qué ocurre si la empresa, ante la situación inminente de concurso, se deshace de su patrimonio?

Pues básicamente que incurre en un delito de alzamiento de bienes. Te estás deshaciendo del patrimonio para evitar el pago a los acreedores.

Por deshacerse del patrimonio se incluye además: ocultar los bienes de la empresa, ponerlos a nombre de parientes o amigos, crear deudas ficticias para hacer pagos ficticios, simular contratos de cualquier tipo…

  • ¿Y si me fue mal antes de constituir la sociedad?

Los autónomos también pueden tener una mala experiencia con sus negocios, y es posible que acudan al concurso de acreedores. Al responder con todo su patrimonio personal, ya que no han limitado la responsabilidad con una SL, una situación así supondría el fin de su patrimonio e incluso arrastrar deudas de por vida.

Existe para ellos la Ley de Segunda Oportunidad, un mecanismo para intentar que esas personas que arriesgaron y perdieron su patrimonio puedan empezar de cero.

Empleados

La familia crece: necesitas más personas para tu empresa, que podrán ser empleados (trabajadores por cuenta ajena) o colaboradores (autónomos, empleados por cuenta propia). Cada uno viene con su manual de instrucciones.

  • Autónomos colaboradores y trabajadores por cuenta ajena

Contratar trabajadores es señal de que las cosas van bien: intentemos no estropearlas. Puedes contar con colaboradores (freelance, autónomos), que trabajen para ti por proyectos. Les pagarás según el encargo y que se organizarán el trabajo y la jornada como mejor les parezca. Las relaciones con ellos no son laborales, sino mercantiles, y se rigen por la autonomía de las partes respetando algunos límites legales.

Manteniéndose esta colaboración de forma estable, mismo pago todos los meses, un único empleador y además la empresa le organiza el trabajo o la jornada; entonces esta persona será un trabajador por cuenta ajena: deberemos darle de alta en la Seguridad Social, pagar sus cotizaciones y sus retenciones de IRPF. Aunque lo llames freelance, no lo es, y no pasarías una inspección laboral así que no te la juegues.

Las personas contratadas por cuenta ajena tienen derechos mínimos irrenunciables: además de estar de alta y cotizar, cobrar lo que le corresponda (Convenio o SMI). Y más importante: que su contrato se adecúe a su realidad. Si lo vamos a necesitar con carácter “estructural”, para realizar las actividades normales de la empresa, no podremos encadenar contratos temporales fraudulentos. 

  • Alta y cotizaciones

Las altas de trabajadores deben tramitarse ante la Seguridad Social, a través del sistema Red. En este momento lo habitual será contar con una asesoría que se encargue de ello. Si lo vas a hacer por ti mismo, te dejamos aquí un enlace a una aplicación que facilita este trámite, diseñada por BV Asesores.

La cotización a la Seguridad Social es obligatoria. Se calcula en función de la base reguladora del trabajador, y una parte es asumida por la empresa, y otra por el trabajador (aunque es la empresa quien la recauda y paga a la Seguridad Social, deduciendo esas cantidades del salario bruto). Puedes encontrar más información sobre las cotizaciones sociales (y conocer su importe) en la web de la Seguridad Social. 

  • El famoso registro de jornada

¿Que no te has enterado de que hay que registrar la jornada de los trabajadores? Esta obligación de la empresa -que antes solo se aplicaba en caso de trabajadores a jornada parcial, y ahora se ha extendido a todos, incluidos los de jornada completa- consiste en que la empresa ha de asegurarse de que los trabajadores verifiquen su hora de entrada y salida de la empresa, de forma constatable.

La forma tradicional de registrar jornada es que los trabajadores firmen una hoja (sí, de papel) de registro, donde anoten cada día su hora de entrada y de salida. A día de hoy existen aplicaciones informáticas para el registro e incluso dispositivos que registran parámetros biométricos (huella, iris o reconocimiento facial) de los trabajadores a su entrada y salida del centro de trabajo.

No llevar el registro de jornada puede conllevar sanciones de entre 60 y 180.000.

  • Despedidas y despidos

¿Cuándo puedo despedir a un trabajador/a?

Cuando esa persona no cumple con sus obligaciones, podremos despedirle disciplinariamente: en ese caso no tendrá derecho a cobrar indemnización por despido. Sólo las faltas muy graves permiten el despido directo: en ese caso deberemos notificar por escrito los hechos concretos, el día y la hora en que se produjeron. Si la falta no tiene tal gravedad, la empresa debe abrir un expediente disciplinario, en que se comuniquen los hechos, el día y la hora, y la sanción que se va a aplicar (por ejemplo, suspensión de empleo y sueldo). La reiteración de faltas leves puede dar lugar al despido.

Si la empresa no va bien por motivos económicos, o hay cambios productivos u organizativos que lo justifiquen, podremos despedir a un trabajador por causas objetivas, con una indemnización de 20 días por año trabajado. El despido debe comunicarse por escrito, con un plazo de preaviso de 15 días (que en caso de no cumplirse, deben pagarse al trabajador) y la indemnización debe pagarse cuando se comunique. Si alguno de estos requisitos no se cumple, el despido podría considerarse improcedente. En caso de que estos despidos afectan a varios trabajadores, es posible que tengamos que tramitar un ERE, con otro tipo de requisitos a mayores que si no cumplimos pueden también dar lugar a la improcedencia. 

Cuando no existe ninguno de los motivos anteriores para el despido, o no se cumplen los requisitos formales, entonces se considerará improcedente, y el trabajador tendrá derecho a cobrar una indemnización de 33 días por año trabajado (o 45 por los años anteriores a febrero de 2012).

¿Y si es el trabajador el que decide irse? En este caso estaríamos ante una baja voluntaria, sin derecho a indemnización por despido, y tampoco a cobrar el paro para el trabajador. En estos casos existe también una obligación de preaviso de 15 días por parte del empleado que se va de la empresa.

  • Cláusulas contractuales: no competencia, trabajo en remoto, jornada flexible.

Ya hemos explicado que los trabajadores tienen unos derechos irrenunciables; pero hay determinados aspectos del trabajo que pueden negociarse. 

¿Podemos pactar con un trabajador que aunque se vaya de la empresa, no trabajará para la competencia durante el año siguiente a su salida? Por supuesto. Esta cláusula es conocida como de no competencia; podemos incluirla en el contrato de trabajo, y será válida siempre que la empresa pague al trabajador una cantidad razonable al mes por este concepto.

También podremos pactar una jornada flexible, o la posibilidad de trabajo en remoto.

¿Necesitas firmar un NDA con tus empleados? Descarga nuestro modelo:



Clientes

Bien, has conseguido tus primeros encargos y que la gente se interese por lo que haces, hasta el punto en que sea capaz de darte dinero a cambio de valor. Atiende a las siguientes indicaciones, independientemente de que seas autónomo o empresa:

  • Facturas

¿Recuerdas que siempre tienes que estar dado de alta en la Agencia Tributaria, aunque no ganes dinero con tu trabajo? Pues cuando empiezas a ganarlo, la forma en que se computan los importes de tus impuestos son, principalmente, las facturas. Las facturas sirven como soporte documental para contabilizar los ingresos, y por supuesto la parte de ellos que va destinada a Hacienda.

Dentro de tus facturas debes incluir los datos de identificación, el número de serie de la factura, la fecha y una descripción del bien o servicio que se ha vendido. El importe que se muestra será la base impositiva, y sobre ella debes calcular el IVA (21% en la mayoría de los casos), que es la parte que ingresas en los trimestres a Hacienda.

A veces tienes obligación de practicar una retención sobre la base, que también debe ser abonada en el trimestre tributario. No es obligatorio para quien cobra la factura, pero facilitas la obligación del pagador, que es quien debe retener.

Si el pagador es SA o SL, o un profesional autónomo, tienen que retenerte, a menos que tú, prestador de servicios, seas una SA o una SL. En ese caso no. Reglas:

  1. las sociedades no se retienen entre sí
  2. los autónomos se retienen entre sí
  3. los autónomos no retienen a sociedades
  4. las sociedades sí retienen a los autónomos

Lo general es una retención del 15% para autónomos, salvo que sea tu primer año como autónomo (7% el primer año natural que empiezas + los dos años siguientes). Si eres corredor de seguros, consejero de administración o similar pues es otro caso pero por ahora, el general al 15%.

  • Protección datos y privacidad

¿No sabes cómo redactar una política de privacidad? Descarga nuestro modelo:



La actual Ley de Protección de Datos (inspirada por el famoso GDPR) obliga a las empresas a tomar medidas de protección de los datos personales: desde el inicio de la actividad para evitar sustos. Tienes varias opciones: acudir a consultores profesionales, utilizar las herramientas de pago que están disponibles para estos servicios o incluso acudir a la web de la Agencia de Protección de Datos, donde encontrarás ayudas para un «háztelo tú mismo».

  • Servicios o productos

Nuestros primeros clientes suelen ser personas con las que nos une una relación de confianza ajena al negocio, pero business is business: cuando prestamos un servicio o vendemos un producto, es importante que el contenido básico de nuestro acuerdo quede claro:

  1. me compras X y te lo llevo a la puerta de tu casa
  2. me contratas X y los pagos son por adelantado
  3. te ofrezco X si me pagas una cantidad, pero X+3 si me pagas otra distinta
  4. el fin del servicio será de esta manera.

¿Tienes dudas para redactar un contrato de prestación de servicios? Descarga nuestro modelo:



Lo mejor será tener un contrato escrito donde se recojan las cláusulas más importantes: a qué te obligas, qué hace tu producto, cuánto va a costar y cómo se tiene que pagar, y en qué casos no eres responsable de los resultados. Como decimos por aquí: amiguiños sí, pero a vaquiña polo que vale.

  • Ecommerce

Si esta relación con el cliente se va a establecer online (a través de una tienda web, por ejemplo) la página deberá contar con los textos legales necesarios: aviso de cookies, política de privacidad del sitio, y los Términos y Condiciones que equivaldrán al contrato del que hablamos en el apartado anterior. Un aviso legal sencillo y con toda la información relevante es mejor que tres textos que nadie se va a leer porque son indescifrables. Hazlo por tus clientes, por cumplir la legalidad vigente, pero si no, hazlo por evitar las sanciones: tu web está a la vista de la competencia, que puede decidir denunciarte a la Agencia Española de Protección de Datos.

  • Garantías productos

Da igual que vendas producto, o que prestes servicio: si lo haces a cliente final (consumidor), éste va a poder exigir unas garantías mínimas de las que tendrás que responder. Si vendes producto, responderás por un plazo de dos años de las “faltas de conformidad” del mismo. En caso de prestar servicios, tendrás que responder si se han causado daños directamente derivados del mismo.

No podemos establecer un “estándar” de garantías porque dependerán de variables que hay que analizar caso por caso, pero sí podemos aconsejar que -en la medida de lo posible y siempre que no sea contrario a la ley- incluyas en tus contratos con los clientes una exención de responsabilidad, donde aclares de qué situaciones no es responsable la empresa.


Creando una compañía

¿Quieres un resumen? Descarga esta infografía:

… y por compañía hablamos de sociedad. Si has sobrevivido a la fase 1, tu plan fluye y te quedan fuerzas para seguir intentándolo, lo más habitual es constituir una sociedad mercantil. Encontrás varios tipos de sociedades: sociedad anónima, limitada, cooperativa, comanditaria, unipersonal, colectiva, laboral… El 99% de los emprendedores optan por la limitada. La SL de toda la vida. Principal ventaja: lo has intuido bien, la responsabilidad de los socios se limita al importe del capital social, siempre que la gestión sea la adecuada.

  • Checklist exprés de trámites en 10 pasos.
  1. Solicitar el nombre
  2. Ir al banco a depositar el capital
  3. Ir a la notaría con los papeles del nombre y del banco
  4. Revisar estatutos y escrituras con el notario
  5. Ir a la Agencia Tributaria a por un NIF provisional
  6. Ir con el NIF provisional y las escrituras al Registro Mercantil
  7. Esperar y recoger las escrituras del Registro Mercantil
  8. Volver a la Agencia Tributaria a por el NIF definitivo
  9. Aprovechar para pasar por Seguridad Social por si alguno de los administradores no está dado de alta en el régimen correspondiente
  10. Si hay empleados, aprovechar el viaje a la Seguridad Social para darlos de alta también
  • Solicitar el nombre

La denominación social de la empresa es lo primero que tienes que pedir, en el Registro Mercantil Central de Madrid. Afortunadamente, se puede hace online pero tarda un par de días. Al rellenar la solicitud ofreces varias opciones de nombre, y el señor o señora Registrador/a ya se encarga de decirte cuál te da. Se ordenan por preferencia, así si la primera opción ya está registrada, el trámite puede continuar para que no tengas que estar pidiendo nombres continuamente. Te entregarán un certificado de denominación social que debes llevar a la notaría.

  • Banco

Las aportaciones al capital social, si son dinerarias, deben depositarse antes de ir a la notaría en una cuenta especial. La titular de la cuenta será la sociedad «en constitución», y cada socio transfiere el importe que corresponda. Una vez realizadas las aportaciones, os entregarán un certificado donde se especifica el total y las transferencias de cada uno. Así, en la notaría harán constar el porcentaje que cada uno tiene sobre la empresa.

No te adelantes con las aportaciones: primero el nombre, y con el certificado en la mano, vais al banco. Si las denominaciones no coinciden, el dinero se bloquea y es un lío recuperarlo. Probablemente en el banco os pidan una copia de esa certificación para sus archivos secretos.

  • Notaría

Los notarios no cobran por ir a preguntarles cosas, y son los primeros interesados en que se firmen documentos con ellos. No dudéis en llamarlos y preguntarles todo lo que no tengáis claro. Con los certificados del nombre y del banco, poneos en contacto con la notaría seleccionada para la constitución de la sociedad. Aportad los documentos y la información requerida (socias, actividad, cargos, domicilio…) y pedid cita. Es importante que expresamente pidáis que os faciliten un borrador de la escritura para leerla con calma en casa antes de la firma. De este modo, con lo que no estéis de acuerdo, no os parezca correcto o no entendáis se puede cambiar antes de que sea tarde.

  • Registro Mercantil

Después de la firma (no olvidéis los DNIs, por favor) habrá que esperar unos días a poder recoger la escritura, para llevarla primero a la Agencia Tributaria a que os hagan el NIF provisional, después al Registro Mercantil que os corresponda para que la registren debidamente, y después a la Agencia Tributaria otra vez para que os asigne el NIF definitivo. Y al banco para que desbloqueen la cuenta.

Si quieres hacerlo lo antes posible, acude a un PAE una vez tengas el certificado de la denominación social y el del banco. Existe además una fórmula por la que los gastos de Notario y Registro no deben sumar más de 100 euros.

¿Por qué es necesario que la escritura de constitución junto con los Estatutos se inscriban en el Registro Mercantil? Para darle publicidad al hecho de que la empresa está operando, tras cumplir los trámites legales para ello. Se llama «seguridad jurídica», y además se publican datos de interés para las demás partes con las que se establezca relación (por ejemplo, el capital social, o quién ostenta el cargo de administradora, o si existen apoderados). 

¿No sabes cómo hacer los Estatutos? Descarga este modelo:



Puedes tramitar la inscripción en el Registro Mercantil llevando la escritura allí, donde te pedirán que rellenes un formulario y que dejes depositado un dinero para los gastos: pasado un tiempo que varía según el Registro, te llamarán para recoger la escritura y arreglar cuentas (normalmente esto implica que devuelven una parte del dinero depositado). Aunque la inscripción es un trámite formal, desde que tienes un NIF ya puedes operar en el tráfico jurídico como uno más.

Del trámite de inscripción también se encargan las Notarías, que lo cobran aparte pero por un precio que suele compensar no tener que ir al Registro un mínimo de dos veces. También existe una fórmula para hacer todo online a través de los PAE, puntos de atención al emprendedor. Consulta aquí donde puedes encontrar el tuyo. El servicio es gratuito.

… y hablando de pagar. La factura de la notaría y la del registro se abonan contra la cuenta que aún sigue bloqueada, hablad con el banco para que permita esos pagos. Sin pagar las facturas, no podréis retirar la escritura, pero como las facturas irán a nombre de la empresa no podéis pagarlas vosotros, porque luego con la contabilidad la liáis mucho. Habladlo previamente con el banco.

  • Agencia Tributaria

El NIF provisional puedes solicitarlo con anterioridad a la Notaría si quieres, acudiendo a la Agencia Tributaria con el certificado del nombre de la empresa y un documento firmado por los socios manifestando su voluntad de constituirla. Algunos bancos solicitan el NIF provisional para las cuentas, aunque no es obligatorio tenerlo previa la firma de la escritura.

Lo habitual es firmar primero, y obtenerlo después, porque de todas formas tendrás que llevar la escritura registrada a Hacienda para que el NIF sea definitivo, pero sí es posible hacerlo antes.

  • Minimizar costes de notaría y registro.: constitución telemática.

Si todos los socios sois personas físicas y el capital social inicial no supera los 3.010 euros, tenéis un admnistrador único o varios mancomunados y adoptáis los estatutos estándar, los costes se reducen a 60 euros notario, 40 registro, y el extra que cobra la notaría por el acta de titularidad real de la empresa, que es obligatoria cuando existen varios socios o cuando hay apoderados, para prevenir el blanqueo de capitales. La tramitación telemática se realiza a través de un PAE, hablad con ellos previamente porque necesitan cubrir un cuestionario bastante largo.

  • Capital social / aportaciones no dinerarias

El capital social mínimo para constituir una SL debe tener un valor mínimo de 3.000€ que hay que “aportar” a la empresa, que pasa a ser su titular. Esta aportación puede hacerse en dinero (depositando esta cantidad en una cuenta a nombre de la sociedad futura) o en bienes; por ejemplo, aportando los equipos informáticos con los se trabajará en la empresa, valorados en ese importe mínimo.  El valor asignado a cada bien debe estar dentro del valor del mercado y el notario tomará nota de los datos que identifican el bien para dejar constancia en la escritura.

Eso significa que si aportas como parte del capital un monitor, o un coche, o un patinete eléctrico, la propiedad deja de ser tuya y se traspasa directamente a la sociedad. Nadie que no sea la sociedad puede disponer de ese bien, y como socios responderéis de lo que ocurra si, por ejemplo, se liquida la sociedad y el monitor/coche/patinete no aparecen por ningún lado.

  • Socios

A lo mejor has probado primero a ser un emprendedor solitario y después has decidido buscar socios. O quizá sois un grupo de amiguis que os lanzáis a constituir una sociedad después de comprobar que vuestra idea de negocio tiene futuro. Asociarse es un síntoma de entusiasmo: pero no lo hagamos sin la necesaria reflexión: antes de ir al Notario, es imprescindible saber qué porcentaje va a tener cada socio/a, y qué compromisos asume a cambio. Si sois dos socios/as fundadores, nunca constituyáis una empresa al 50%: podéis buscar al que vaya a asumir más riesgo, o más responsabilidad, para que tenga un 51%, o bien sumar al carro a un tercero imparcial con un porcentaje pequeño pero decisorio. 

Aunque las reglas básicas de funcionamiento están en los Estatutos (y en la Ley de Sociedades de Capital) hay un montón de situaciones que no están previstas: para regularlas y acordar qué pasará en cada caso es aconsejable firmar un pacto de socios. Para que resulte válido tienen que firmarlo todas las socias, y pueden establecerse reglas para el caso de exit, o una permanencia mínima de cada socia, o la dedicación en trabajo que tiene que cumplir cada una, en qué supuestos se pierde la condición de socia, etc.

¿Dudas al redactar un pacto de socios? Descarga nuestro modelo:



  • Administradores

Una cosa son los socios de una empresa, las personas (físicas o jurídicas) que forman parte de ella, y otra distinta son los administradores. No es obligatorio que tenga condición de socio, ni que el cargo sea remunerado, pero será la persona responsable del buen funcionamiento de la empresa. Hay varios tipos de administradores:

  1. único
  2. solidario, cuando hay varios y cada uno responde por si mismo, actuando de manera independiente
  3. mancomunado, cuando hay varios que necesitan actuar en conjunto.

Como alternativa a los administradores individuales, puede escogerse el Consejo de Administración: un órgano colegiado donde las decisiones se toman con los votos de los integrantes. Esta fórmula es interesante para asegurar la representación de distintos tipos de socios: por ejemplo reservando varias sillas a socios fundadores, o limitando a una silla la representación de los inversores. Pero en los inicios no es muy operativa: cuando constituyas será más práctico optar por administradores individuales.

No confundir el órgano de administración con la figura del apoderado, que puede actuar como un administrador si tiene poder suficiente, pero la responsabilidad que adquiere no es ni de lejos la misma. Los apoderamientos deben ser inscritos necesariamente en el Registro Mercantil, de forma que la información sea de público conocimiento para proteger a quienes quieran hacer negocios con la empresa.

  • Propiedad intelectual (marcas)

Ninguna otra sociedad va a poder tener el mismo nombre que hayas puesto a la tuya, de eso ya se encarga del Registro Mercantil Central cuando solicitas la denominación social. Pero si ese nombre es además tu marca, es interesante que la protejas registrándola al nivel que la vayas a usar (nacional, europeo…). Puedes solicitar la inscripción tú mismo a través de la web de la OEPM, abonando la tasa y siguiendo el trámite de publicación. El derecho de marcas es más complejo de lo que parece, por eso siempre aconsejamos que te asesores con un especialista, pero mientras tengas claro que la marca es distinto al nombre de la empresa, todo va bien. Es un inicio.

Bonus extra: en Europa no existe la patente de software, pero sí hay mecanismos para proteger tus creaciones técnicas o tecnológicas. Además, para contenidos tienes las licencias Creative Commons o el copyright de toda la vida.

  • Planes de obligado cumplimiento cuando tu empresa coge algo de impulso…

Además de cumplir la legalidad “externa” como garantía para las demás empresas, hay algunos aspectos de legalidad “interna” que no podemos olvidar: los planes de compliance, de igualdad y contra el acoso sexual. Estos planes no están suficientemente definidos como para considerarlos “obligatorios” en empresas pequeñas (excepto el de acoso, que es obligatorio independientemente del tamaño) pero sí que son cuanto menos recomendables para evitar situaciones realmente complicadas para la empresa:

Compliance penal: “Plan de Prevención de Riesgos Penales” consiste en elaborar y aplicar en la empresa un Plan de prevención de delitos, como forma de evitar la responsabilidad penal de la empresa frente a situaciones ilegales. Si no lo haces correctamente (por ejemplo, si te lo tomas como un mero trámite) es posible que la empresa acabe pagando multas de cuantías elevadas, y en los casos más extremos que «mate» a la empresa: se determine el fin de su personalidad jurídica. Estas situaciones perjudican a tu empresa especialmente si quieres trabajar con la admnistración pública, porque podrías encontrarte con una inhabilitación legal para hacerlo.

Plan de Igualdad: Las empresas están obligadas a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y deberán adoptar medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres. En este sentido, las empresas con más de cincuenta trabajadores (o aquellas donde se incluyan por Convenio) están obligadas a elaborar y aplicar un Plan que fije los objetivos, las estrategias, sistemas seguimiento y evaluación de esos objetivos. Tampoco sirve con hacer un informe y rellenar un listado de requisitos: las actualizaciones y el seguimiento de este plan deben acreditarse, so pena de multa.

Prevención del acoso sexual o acoso por razón de sexo en el trabajo: Las empresas deben promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, y deben contar con procedimientos específicos para prevenirlas, así como para permitir que las personas afectadas puedan denunciar o formular reclamaciones: estos últimos mecanismos que permitan la denuncia sí son obligatorios. Este protocolo no tiene que ver con el número de trabajadores que tienes en tu empresa, ni con que sean todos del mismo sexo, tiene que ver con la protección de la intimidad y de la sexualidad de las personas y aquí el tamaño no importa. Es obligatorio, y si no lo tienes te va a caer una multa como un piano.

From 0 to hero

¿Quieres un resumen? Descarga esta infografía:

Checklist de cosas que hay que tener en cuenta a la hora de emprender

En el idealismo entepreneur oirás a menudo que para triunfar con una start-up sólo vas a necesitar tener una buena idea, y creer en ella. La realidad, si vas a emprender en España, es que dedicarás más tiempo del que te gustaría a la burocracia y al papeleo. Nada que ver con tu idea, pero que más vale cumplir si no queremos sustos.

  • Responsabilidades que adquieres

Lo habrás oído más veces, pero piénsalo bien. Cuando te comprometes a hacer algo , ya sean bienes o servicios, adquieres una responsabilidad de que las cosas van a funcionar bien. No tiene que ver con que logres tener éxito o no, sino con que lo hagas de la mejor manera posible. En caso de problemas, tú respondes por el cumplimiento de la legalidad vigente, y aunque leas en algunos artículos que «no hay que pagar impuestos» o «no pasa nada si nadie reclama», recuerda dos cosas:

– que el mero hecho de decir que vas a hacer algo te compromete a hacerlo y sobre todo,

– que un contrato no es lo que se escribe en un papel, sino lo que tú acuerdes con otro que se hace.

Responsabilidad, en contexto legal, supone una obligación de compensar de alguna forma a quien le provocas un daño, por un incumplimiento contractual.

  • Obligaciones fiscales: Hacienda

Antes de que inicies tu actividad, emitas la primera factura o pagues al primer proveedor, tienes que avisar a la Agencia Tributaria. Para eso, date de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, presentando el Modelo 036 o 037. (el 037 es la versión simplificada si cumples los requisitos)

Esto no tiene que ver con que ingreses dinero, sino con advertir a la administración de que inicias una actividad profesional. Una vez “fichado” por la Agencia Tributaria vienen los trimestres obligatorios (declaraciones de IVA e IRPF trimestrales) aunque tu facturación sea 0. La sanción por no presentarlos son 250 euros por trimestre y formulario. Si tienes dudas, lo mejor es que acudas directamente a la Agencia Tributaria a que te asesoren o contactes con un asesor fiscal.

  • Obligaciones como autónomo: Seguridad Social.

El 99% de los emprendedores son freelance, que es una palabra bonita para autónomo. Sólo hay dos formas de trabajar: contratado (por cuenta ajena) o autónomo (por tu cuenta). Incluso si constituyes una empresa, tienes que ser tú, persona humana, autónomo. En esto sí que es importante la facturación, porque en cuanto te des de alta tienes que pagar las cuotas que te corresponden mes a mes.

Aquí hay truqui. Si es tu primera vez de alta, puedes acogerte a la cuota reducida (depende del gobierno de turno, mejor consulta aquí cómo está ahora). Quizá no lo es, o no cumples los requisitos, pero no te preocupes. Si tu facturación anual no supera el salario mínimo interprofesional equivalente (SMI x 12), existe una base sólida para justificar no darse de alta. Obligatorio es, independiente de ingresos y del tiempo que le dediques, pero si no superas ese umbral del SMI, no es una actividad habitual. Y si no es una actividad habitual, puede discutirse que haya que pagar.

Lo que sí permite la Seguridad Social sin riesgo de reclamaciones es que tramites hasta 3 altas al año; puedes estar de baja en los periodos de inactividad, y darte de alta cuando realizas de forma habitual, personal y directa la actividad económica.

  • NDA

Cuando emprendes, es probable que creas que tienes una idea estupenda. Magnífica, valiosa, que lo único que te separa del triunfo es tu idea. Aunque tenemos una Ley de Secretos empresariales reciente que se encarga de protegerla, puedes estar extra seguro con un NDA. Un NDA no es más que un acuerdo de confidencialidad, donde las partes se obligan a no difundir la información que se comparta bajo las condiciones que se pacten en ese momento.

Puedes firmarlo con colaboradores, proveedores, futuros socios, testers… pero no existe una manera 100% segura para evitar filtraciones. Eso sí, un NDA te garantiza que al menos habrá consecuencias legales.

¿Necesitas ayuda para redactar un NDA? Descarga nuestro modelo:



  • Seguridad ante todo

Recuerda que la responsabilidad por tus actividades alcanza también a la protección de los datos que manejes en ella: evita las redes públicas, ponle contraseña a todo cuanto dispositivo uses, consulta la página de la Agencia de Protección de Datos para poder disponer de una mínima cobertura, y ya estás preparado para lanzarte al mundo emprendedor.