Creando una compañía

… y por compañía hablamos de sociedad. Si has sobrevivido a la fase 1, tu plan fluye y te quedan fuerzas para seguir intentándolo, lo más habitual es constituir una sociedad mercantil. Encontrás varios tipos de sociedades: sociedad anónima, limitada, cooperativa, comanditaria, unipersonal, colectiva, laboral… El 99% de los emprendedores optan por la limitada. La SL de toda la vida. Principal ventaja: lo has intuido bien, la responsabilidad de los socios se limita al importe del capital social, siempre que la gestión sea la adecuada.

• Checklist exprés de trámites en 10 pasos.

1. Solicitar el nombre
2. Ir al banco a depositar el capital
3. Ir a la notaría con los papeles del nombre y del banco
4. Revisar estatutos y escrituras con el notario
5. Ir a la Agencia Tributaria a por un NIF provisional
6. Ir con el NIF provisional y las escrituras al Registro Mercantil
7. Esperar y recoger las escrituras del Registro Mercantil
8. Volver a la Agencia Tributaria a por el NIF definitivo
9. Aprovechar para pasar por Seguridad Social por si alguno de los administradores no está dado de alta en el régimen correspondiente
10. Si hay empleados, aprovechar el viaje a la Seguridad Social para darlos de alta también

• Solicitar el nombre

La denominación social de la empresa es lo primero que tienes que pedir, en el Registro Mercantil Central de Madrid. Afortunadamente, se puede hace online pero tarda un par de días. Al rellenar la solicitud ofreces varias opciones de nombre, y el señor o señora Registrador/a ya se encarga de decirte cuál te da. Se ordenan por preferencia, así si la primera opción ya está registrada, el trámite puede continuar para que no tengas que estar pidiendo nombres continuamente. Te entregarán un certificado de denominación social que debes llevar a la notaría.

• Banco

Las aportaciones al capital social, si son dinerarias, deben depositarse antes de ir a la notaría en una cuenta especial. La titular de la cuenta será la sociedad «en constitución», y cada socio transfiere el importe que corresponda. Una vez realizadas las aportaciones, os entregarán un certificado donde se especifica el total y las transferencias de cada uno. Así, en la notaría harán constar el porcentaje que cada uno tiene sobre la empresa.

No te adelantes con las aportaciones: primero el nombre, y con el certificado en la mano, vais al banco. Si las denominaciones no coinciden, el dinero se bloquea y es un lío recuperarlo. Probablemente en el banco os pidan una copia de esa certificación para sus archivos secretos.

• Notaría

Los notarios no cobran por ir a preguntarles cosas, y son los primeros interesados en que se firmen documentos con ellos. No dudéis en llamarlos y preguntarles todo lo que no tengáis claro. Con los certificados del nombre y del banco, poneos en contacto con la notaría seleccionada para la constitución de la sociedad. Aportad los documentos y la información requerida (socias, actividad, cargos, domicilio…) y pedid cita. Es importante que expresamente pidáis que os faciliten un borrador de la escritura para leerla con calma en casa antes de la firma. De este modo, con lo que no estéis de acuerdo, no os parezca correcto o no entendáis se puede cambiar antes de que sea tarde.

• Registro Mercantil

Después de la firma (no olvidéis los DNIs, por favor) habrá que esperar unos días a poder recoger la escritura, para llevarla primero a la Agencia Tributaria a que os hagan el NIF provisional, después al Registro Mercantil que os corresponda para que la registren debidamente, y después a la Agencia Tributaria otra vez para que os asigne el NIF definitivo. Y al banco para que desbloqueen la cuenta.

Si quieres hacerlo lo antes posible, acude a un PAE una vez tengas el certificado de la denominación social y el del banco. Existe además una fórmula por la que los gastos de Notario y Registro no deben sumar más de 100 euros.

¿Por qué es necesario que la escritura de constitución junto con los Estatutos se inscriban en el Registro Mercantil? Para darle publicidad al hecho de que la empresa está operando, tras cumplir los trámites legales para ello. Se llama «seguridad jurídica», y además se publican datos de interés para las demás partes con las que se establezca relación (por ejemplo, el capital social, o quién ostenta el cargo de administradora, o si existen apoderados). 

Puedes tramitar la inscripción en el Registro Mercantil llevando la escritura allí, donde te pedirán que rellenes un formulario y que dejes depositado un dinero para los gastos: pasado un tiempo que varía según el Registro, te llamarán para recoger la escritura y arreglar cuentas (normalmente esto implica que devuelven una parte del dinero depositado). Aunque la inscripción es un trámite formal, desde que tienes un NIF ya puedes operar en el tráfico jurídico como uno más.

Del trámite de inscripción también se encargan las Notarías, que lo cobran aparte pero por un precio que suele compensar no tener que ir al Registro un mínimo de dos veces. También existe una fórmula para hacer todo online a través de los PAE, puntos de atención al emprendedor. Consulta aquí donde puedes encontrar el tuyo. El servicio es gratuito.

… y hablando de pagar. La factura de la notaría y la del registro se abonan contra la cuenta que aún sigue bloqueada, hablad con el banco para que permita esos pagos. Sin pagar las facturas, no podréis retirar la escritura, pero como las facturas irán a nombre de la empresa no podéis pagarlas vosotros, porque luego con la contabilidad la liáis mucho. Habladlo previamente con el banco.

• Agencia Tributaria

El NIF provisional puedes solicitarlo con anterioridad a la Notaría si quieres, acudiendo a la Agencia Tributaria con el certificado del nombre de la empresa y un documento firmado por los socios manifestando su voluntad de constituirla. Algunos bancos solicitan el NIF provisional para las cuentas, aunque no es obligatorio tenerlo previa la firma de la escritura.

Lo habitual es firmar primero, y obtenerlo después, porque de todas formas tendrás que llevar la escritura registrada a Hacienda para que el NIF sea definitivo, pero sí es posible hacerlo antes.

• Minimizar costes de notaría y registro.: constitución telemática.

Si todos los socios sois personas físicas y el capital social inicial no supera los 3.010 euros, tenéis un admnistrador único o varios mancomunados y adoptáis los estatutos estándar, los costes se reducen a 60 euros notario, 40 registro, y el extra que cobra la notaría por el acta de titularidad real de la empresa, que es obligatoria cuando existen varios socios o cuando hay apoderados, para prevenir el blanqueo de capitales. La tramitación telemática se realiza a través de un PAE, hablad con ellos previamente porque necesitan cubrir un cuestionario bastante largo.

• Capital social / aportaciones no dinerarias

El capital social mínimo para constituir una SL debe tener un valor mínimo de 3.000€ que hay que “aportar” a la empresa, que pasa a ser su titular. Esta aportación puede hacerse en dinero (depositando esta cantidad en una cuenta a nombre de la sociedad futura) o en bienes; por ejemplo, aportando los equipos informáticos con los se trabajará en la empresa, valorados en ese importe mínimo.  El valor asignado a cada bien debe estar dentro del valor del mercado y el notario tomará nota de los datos que identifican el bien para dejar constancia en la escritura.

Eso significa que si aportas como parte del capital un monitor, o un coche, o un patinete eléctrico, la propiedad deja de ser tuya y se traspasa directamente a la sociedad. Nadie que no sea la sociedad puede disponer de ese bien, y como socios responderéis de lo que ocurra si, por ejemplo, se liquida la sociedad y el monitor/coche/patinete no aparecen por ningún lado.

• Socios

A lo mejor has probado primero a ser un emprendedor solitario y después has decidido buscar socios. O quizá sois un grupo de amiguis que os lanzáis a constituir una sociedad después de comprobar que vuestra idea de negocio tiene futuro. Asociarse es un síntoma de entusiasmo: pero no lo hagamos sin la necesaria reflexión: antes de ir al Notario, es imprescindible saber qué porcentaje va a tener cada socio/a, y qué compromisos asume a cambio. Si sois dos socios/as fundadores, nunca constituyáis una empresa al 50%: podéis buscar al que vaya a asumir más riesgo, o más responsabilidad, para que tenga un 51%, o bien sumar al carro a un tercero imparcial con un porcentaje pequeño pero decisorio. 

Aunque las reglas básicas de funcionamiento están en los Estatutos (y en la Ley de Sociedades de Capital) hay un montón de situaciones que no están previstas: para regularlas y acordar qué pasará en cada caso es aconsejable firmar un pacto de socios. Para que resulte válido tienen que firmarlo todas las socias, y pueden establecerse reglas para el caso de exit, o una permanencia mínima de cada socia, o la dedicación en trabajo que tiene que cumplir cada una, en qué supuestos se pierde la condición de socia, etc.

• Administradores

Una cosa son los socios de una empresa, las personas (físicas o jurídicas) que forman parte de ella, y otra distinta son los administradores. No es obligatorio que tenga condición de socio, ni que el cargo sea remunerado, pero será la persona responsable del buen funcionamiento de la empresa. Hay varios tipos de administradores:

1. único
2. solidario, cuando hay varios y cada uno responde por si mismo, actuando de manera independiente
3. mancomunado, cuando hay varios que necesitan actuar en conjunto.

Como alternativa a los administradores individuales, puede escogerse el Consejo de Administración: un órgano colegiado donde las decisiones se toman con los votos de los integrantes. Esta fórmula es interesante para asegurar la representación de distintos tipos de socios: por ejemplo reservando varias sillas a socios fundadores, o limitando a una silla la representación de los inversores. Pero en los inicios no es muy operativa: cuando constituyas será más práctico optar por administradores individuales.

No confundir el órgano de administración con la figura del apoderado, que puede actuar como un administrador si tiene poder suficiente, pero la responsabilidad que adquiere no es ni de lejos la misma. Los apoderamientos deben ser inscritos necesariamente en el Registro Mercantil, de forma que la información sea de público conocimiento para proteger a quienes quieran hacer negocios con la empresa.

• Propiedad intelectual (marcas)

Ninguna otra sociedad va a poder tener el mismo nombre que hayas puesto a la tuya, de eso ya se encarga del Registro Mercantil Central cuando solicitas la denominación social. Pero si ese nombre es además tu marca, es interesante que la protejas registrándola al nivel que la vayas a usar (nacional, europeo…). Puedes solicitar la inscripción tú mismo a través de la web de la OEPM, abonando la tasa y siguiendo el trámite de publicación. El derecho de marcas es más complejo de lo que parece, por eso siempre aconsejamos que te asesores con un especialista, pero mientras tengas claro que la marca es distinto al nombre de la empresa, todo va bien. Es un inicio.

Bonus extra: en Europa no existe la patente de software, pero sí hay mecanismos para proteger tus creaciones técnicas o tecnológicas. Además, para contenidos tienes las licencias Creative Commons o el copyright de toda la vida.

• Planes de obligado cumplimiento cuando tu empresa coge algo de impulso…

Además de cumplir la legalidad “externa” como garantía para las demás empresas, hay algunos aspectos de legalidad “interna” que no podemos olvidar: los planes de compliance, de igualdad y contra el acoso sexual. Estos planes no están suficientemente definidos como para considerarlos “obligatorios” en empresas pequeñas (excepto el de acoso, que es obligatorio independientemente del tamaño) pero sí que son cuanto menos recomendables para evitar situaciones realmente complicadas para la empresa:

Compliance penal: “Plan de Prevención de Riesgos Penales” consiste en elaborar y aplicar en la empresa un Plan de prevención de delitos, como forma de evitar la responsabilidad penal de la empresa frente a situaciones ilegales. Si no lo haces correctamente (por ejemplo, si te lo tomas como un mero trámite) es posible que la empresa acabe pagando multas de cuantías elevadas, y en los casos más extremos que «mate» a la empresa: se determine el fin de su personalidad jurídica. Estas situaciones perjudican a tu empresa especialmente si quieres trabajar con la admnistración pública, porque podrías encontrarte con una inhabilitación legal para hacerlo.

Plan de Igualdad: Las empresas están obligadas a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y deberán adoptar medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres. En este sentido, las empresas con más de cincuenta trabajadores (o aquellas donde se incluyan por Convenio) están obligadas a elaborar y aplicar un Plan que fije los objetivos, las estrategias, sistemas seguimiento y evaluación de esos objetivos. Tampoco sirve con hacer un informe y rellenar un listado de requisitos: las actualizaciones y el seguimiento de este plan deben acreditarse, so pena de multa.

Prevención del acoso sexual o acoso por razón de sexo en el trabajo: Las empresas deben promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, y deben contar con procedimientos específicos para prevenirlas, así como para permitir que las personas afectadas puedan denunciar o formular reclamaciones: estos últimos mecanismos que permitan la denuncia sí son obligatorios. Este protocolo no tiene que ver con el número de trabajadores que tienes en tu empresa, ni con que sean todos del mismo sexo, tiene que ver con la protección de la intimidad y de la sexualidad de las personas y aquí el tamaño no importa. Es obligatorio, y si no lo tienes te va a caer una multa como un piano.