Elementos legales de una empresa
Hasta ahora te has convertido en un héroe, has aprendido sobre la sociedad limitada, cómo crearla.
Ahora, con tu empresa creada y casi en marcha, vamos a hablarte de cómo ponerla a punto, para que cumplas 100% con las obligaciones formales y, como bonus, cómo cuidar tus activos intangibles.
1. Protección de datos.
Estamos en una economía de datos
Europa se ha dado cuenta de ello, así que ha querido proteger a la ciudadanía protegiendo los datos de carácter personal.
Desde 2018 tenemos nuevo reglamento de protección de datos en vigor que obliga a las empresas desde el principio y durante toda su existencia a tomar ciertas medidas de protección de estos datos.
Pero ¿protegerlos de qué?
Del intrusismo que se puede dar en áreas de nuestra vida que deben ser privadas.
Porque si no protegemos estos pequeños trozos de información las entidades públicas o privadas pueden hacerse una idea demasiado certera de quiénes somos, esa información se puede recolectar y usar de una manera poco ética o con fines maliciosos.
Europa protege a sus ciudadanos de los usos poco éticos imponiendo a las empresas un deber de protección de los datos y obligándoles a recolectar aquellos necesarios para vuestra relación, durante un tiempo determinado, con obligación de destruirlos pasados ese tiempo así como el deber de justificar esa recolección de datos para estar legitimados para recopilarlos y usarlos.
Dichos usos deben ser de acuerdo a los fines que te han dado.
A su vez, obligándoles a cuidar los datos, los protegen de los «malos» evitando daños mayores, en este sentido, aquí juega un papel importante la ciberseguridad, todos los días salen casos de datos robados, aplicaciones de citas donde hay peces gordos a los que extorsionar, datos bancarios que utilizar, números de teléfonos o vidas ajenas para suplantar.
No queremos usar el miedo para que cumplas con la protección de datos, queremos que te unas al bando de los buenos, de los que protegerán a los ciudadanos, como tú y como tus familiares, con prácticas éticas y usos adecuados de los datos.
Las empresas privadas tienen un papel que jugar en el futuro y cémo será este, da igual el tamaño: si las empresas, como conjunto de personas y medios que son, tienen buenas prácticas, el futuro será mejor.
¿Necesitas un ejemplo? Tenemos a un gigante para que te hagas una idea:
¿Has visto últimamente la publicidad de Apple? Tan bonito como siempre, la diferencia estriba en que ahora iPhone se vende para los amantes de la privacidad.
Porque en este futuro cercano, las empresas que protegen la privacidad de los usuarios tendrán ventaja de competitiva, ser de los buenos será una ventaja.
Así de claro, así de sencillo.
¿Cómo unirse al bando de los buenos?
Tienes varias opciones: acudir a consultores profesionales, utilizar las herramientas de pago que están disponibles para estos servicios o si eres pequeño puedes acudir a la web de la Agencia de Protección de Datos, donde encontrarás ayudas para un «háztelo tú mismo».
Lo importante: no es una cosa que se hace una vez y se olvida, la ley premia el trabajo continuo rebajando las millonarias multas que pueden imponer a los que hacen mal la adecuación.
Pásate por nuestra sección de contratología para un modelo sencillo de privacidad.
2. Textos legales en los e-commerce.
Con esta nueva normalidad, está más vigente que nunca la frase de: si no está en internet no existe.
Así que, como la relación con el cliente se va a establecer online (a través de una tienda web, por ejemplo) la página deberá contar con los textos legales necesarios: aviso de cookies, política de privacidad del sitio, y los Términos y Condiciones que equivaldrán al contrato de servicios o productos.
Un aviso legal sencillo y con toda la información relevante es mejor que tres textos que nadie se va a leer porque son indescifrables.
¿Necesitas motivos para hacerlo?
El básico: tu web está a la vista de la competencia, que puede decidir denunciarte a la Agencia Española de Protección de Datos.
El avanzado: unos buenos textos te protegen porque si hay algún malentendido puedes decir que estaba en los textos legales y es parte de culpa del cliente no haberse leído los textos. De ahí que sean necesarios unos textos sencillos de entender.
3. Obligaciones cuando creces.
Además de cumplir la legalidad “externa” como garantía para las demás empresas, hay algunos aspectos de legalidad “interna” que no podemos olvidar: los planes de compliance, de igualdad y contra el acoso sexual.
Estos planes no están suficientemente definidos como para considerarlos “obligatorios” en empresas pequeñas (excepto el de acoso, que es obligatorio independientemente del tamaño) pero sí que son cuanto menos recomendables para evitar situaciones realmente complicadas para la empresa:
“Plan de Prevención de Riesgos Penales” consiste en elaborar y aplicar en la empresa un Plan de prevención de delitos, como forma de evitar la responsabilidad penal de la empresa frente a situaciones ilegales.
Si no lo haces correctamente (por ejemplo, si te lo tomas como un mero trámite) es posible que la empresa acabe pagando multas de cuantías elevadas, y en los casos más extremos que «mate» a la empresa: se determine el fin de su personalidad jurídica. Estas situaciones perjudican a tu empresa especialmente si quieres trabajar con la administración pública, porque podrías encontrarte con una inhabilitación legal para hacerlo.
Las empresas están obligadas a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y deberán adoptar medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres.
En este sentido, las empresas con más de cincuenta trabajadores (o aquellas donde se incluyan por Convenio) están obligadas a elaborar y aplicar un Plan que fije los objetivos, las estrategias, sistemas seguimiento y evaluación de esos objetivos.
Tampoco sirve con hacer un informe y rellenar un listado de requisitos: las actualizaciones y el seguimiento de este plan deben acreditarse, so pena de multa.
Las empresas deben promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, y deben contar con procedimientos específicos para prevenirlas, así como para permitir que las personas afectadas puedan denunciar o formular reclamaciones: estos últimos mecanismos que permitan la denuncia sí son obligatorios.
Este protocolo no tiene que ver con el número de trabajadores que tienes en tu empresa, ni con que sean todos del mismo sexo, tiene que ver con la protección de la intimidad y de la sexualidad de las personas y aquí el tamaño no importa.
Es obligatorio, y si no lo tienes te va a caer una multa como un piano.
.4. Activos de la empresa ¡cuídalos!
Te vamos a contar un secreto: tu empresa tiene una serie de activos intangibles que pueden llegar a ser muy, muy valiosos, hablamos de las Marcas, las patentes, los diseños industriales y la propiedad intelectual.
¿Qué son? Las marcas, patentes, diseños industriales, modelos de utilidad son miembros de la familia de la propiedad industrial.
La propiedad industrial, una vez pasa por el registro correspondiente, otorga al titular del diseño un derecho exclusivo para explotar estos bienes durante un tiempo determinado.
Imaginemos que tu empresa va de zapatos, tienes un diseño de botas rompedor, para sacarlo al mercado de forma segura deberías de registrar el diseño, de esta forma, estarás blindando tu diseño de copias exactas, reproducciones o copias serviles.
Marcas
Las marcas tienen como objetivo diferenciar productos y servicios en el tráfico económico. No es lo mismo que el nombre de tu empresa, pueden no coincidir y no pasa nada.
Pero, además, las marcas tienen un añadido: cuando hablamos de marcas estamos hablando de la relación con tus clientes, porque tu objetivo principal como marca es situarte en su exclusiva lista mental de marcas preferentes de tu cliente, lo que llaman top of mind, unas 10 como muy mucho. Coca-Cola, ya de por si un producto icónico por venderte felicidad embotellada de rojo, sorprendió las navidades de 2019 deseando feliz navidad incluso a su competidor principal: Pepsi. Pepsi respondió aunque no con la misma elegancia, pero no podía dejar de responder porque es la dinámica de las marcas, hacer movimientos que sorprendan a los consumidores para que se queden con ellos y estén en su cabeza a la hora de adquirir productos y servicios. Ahora dime una cosa ¿vas a invertir en un producto o servicio sin proteger tu marca? Sería un movimiento de locos, lo sé, ahora hablemos de cómo lo tenemos que proteger: Si vamos a actuar solo en España, tendrás que ir a la web de oficina española de patentes y marcas, debes tener tu marca preparada (denominativa, gráfica, mixta…) entra en el procedimiento, rellena la información (muy sencillo) selecciona la clase de tu actividad o servicio, paga la tasa (tienen pasarela de pago) y el registrador pasará a examinar si tu marca reúne los requisitos de admisibilidad, forma y licitud. Hasta ese momento tendrás una fecha de prioridad, por lo que si cualquier persona intenta registrar algo parecido o igual, en principio, no podría, porque tu vas antes. Tras el examen por el registrador de los requisitos y si todo va bien, se publicará en el Boletín Oficial de Propiedad Industrial (BOPI). Con la presentación se abre un plazo de dos meses para que terceros interesados puedan oponerse a tu solicitud de registro de marca. Si no se presenta ninguna oposición en plazo te darán los derechos exclusivos sobre la marca por un plazo de 10 años renovables indefinidamente si se solicita. Por lo que al final puedes tener marcas que duren más que tú. Los derechos exclusivos: una vez eres el dueño de la marca, podrás usarla como cualquier otra propiedad, concediendo licencias de uso o transmitirla. Lo más importante, te permite el uso por ti y solo por ti de esa marca en el tráfico económico, evitando que cualquier otra persona lo use sin tu consentimiento, dando derecho a la indemnización por daños y perjuicios.
Te recomendamos acudir a un especialista en la materia porque puede ser el activo más potente de tu empresa.
Aquí te dejamos un par de tips para que entiendas porque:
- Revisa que no existe algo parecido.
Puedes revisarlo en los buscadores de la OEPM
- Cuida que tu marca sea rara.
Por raro me refiero a única, porque una marca genérica no sería objeto de protección.
Mejor con un ejemplo: árbol, no será diferenciadora si te dedicas a los bonsáis, al darte un poder exclusivo sobre esa palabra, no te dejaran «apropiártela», pero si pones por ejemplo «árbol sideral» es más original y pasará mejor el examen.
- <p»>No pongas nombres muy provocadores. (Lo que llaman ahora políticamente incorrectos 9_9)</p»>
«La mafia se sienta a la mesa» terminó teniendo y un disgusto cuando le denegaron la protección porque entendían que iba en contra del orden público, puede que fuera una sátira, pero la mafia es una red criminal y, como señala la decisión de la EUIPO, no es adecuado para usarlo como marca, pues banaliza un asunto tan serio como la criminalidad organizada y, al hacer pensar al público en general que «sentarse a la mesa con la mafia» es correcto, resulta ofensivo para las víctimas de la mafia. Total que son asuntos muy turbios y violentos como para trivializarlos con una rosa roja y compartir una comida.
Uno de los requisitos para registrar es la licitud y que la marca no es encuentre entre los casos de prohibiciones absolutas o relativas.
- Profesionales.
Te encontrarás con numerosos servicios súper baratos que te gestionan las marcas, cuidado con ellos, hay algunos que no cuidan todos los trámites y puede que tu marca no le concedan la protección.
Al igual que, una vez has hecho todos los trámites de la marca, suele llegar una carta pidiéndote 900/1000€ para finalizar el trámite de registro.
No lo pagues, es un timo.
Patentes
¿Qué es? Es el derecho exclusivo que se otorga al inventor de un producto o tecnología que supone una novedad objetiva. Le dan un plazo de tiempo limitado para explotar de manera exclusiva su invención a cambio de que haga público el conocimiento alcanzado.
Puede consistir en procedimiento nuevo, un aparato, producto nuevo o el perfeccionamiento o mejora de los mismos.
La duración de la protección de la patente es de 20 años y para mantener en vigor esta protección deben pagarse una tasas.
En sí, el quid no es darle la posibilidad al inventor de explotar económicamente si invento, sino evitar que otros lo hagan.
En Europa no existe la patente de software, pero sí hay mecanismos para proteger tus creaciones técnicas o tecnológicas. Acude a un profesional para poder protegerlas.
¿Qué es? Son todas las creaciones originales del intelecto humano. Asi los dibujos, escritos, música, vídeos, fotografías, planos, la apariencia de las páginas web, el software, las bases de datos y cualquier creación original, en cualquier formato, tangible o intangible, pueden ser objeto de propiedad intelectual.
A diferencia de la propiedad industrial, la protección por derechos de autor se otorga por el simple hecho de crearla, siendo innecesario, aunque si recomendable, el registro de la obra.
Según nuestra legislación, sólo las personas físicas pueden ser autoras, en algún caso específico puede ser autor una persona jurídica, pero son excepciones.
Así que, si tu no eres el autor y quieres usar una obra, necesitarás el permiso del autor o que la obra tenga una licencia creative common.
Si tiene una licencia creative common, guárdala junto a la obra, porque, en caso de conflicto, será tu trabajo probar que tenías permiso para usar la obra.
Derechos: La simple creación de una obra te otorga los derechos económicos y morales con carácter exclusivo.
Morales: son irrenunciables y no se puede comerciar con ellos o cederlos, acompañan al autor siempre.
Consisten en el derecho a ser reconocido como autor de la obra, a divulgarla o no divulgarla, elegir cómo y cuándo se divulgará la obra, a proteger la integridad de la obra, a la modificación por parte del autor a modificarla, a acceder al ejemplar único o raro y a retirar la obra del comercio en caso de cambio en convicciones morales o intelectuales.
Patrimoniales: son los derechos económicos, si puedes comerciar con ellos y cederlos a terceros, se engloban en el derecho de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación.
Así que, cuando alguien hace los textos de tu web, si son originales, ese alguien será el autor del texto y tendrá la condición de autor y con ellos los derechos morales y los patrimoniales. Si está bien hecho, te habrá otorgado derechos patrimoniales para poder usar el Texto o reproducirlo en varios formatos (digital o físico por ejemplo).
Límites:la propiedad intelectual no es un derecho absoluto, tiene límites.
Pero por amor al cielo no digas que el límite es el fair use
En España y en Europa se tiene una lista cerrada de situaciones donde puedes usar las obras sin pedir permiso al autor para usarlo.
La parodia o la cita son las más conocidas.
Nuestro mejor consejo:
La propiedad intelectual es un asunto complejo donde es mejor tener todo bien definido, deja por escrito las licencias, si eres autor registra tus obras, si van a crear todos los socios para la sociedad determinen quién es autor de qué, los derechos que se cederán, que pasa con la obra cuando alguno se vaya, o como recuperar los derechos de la obra.
Si se tienes empleados determina por contrato la cesión de las obras, por mucha presunción que exista mejor dejarlo por escrito.
Es la gran olvidada en las empresas, pues muchas veces se crean obras que van a ser usadas por estas, pero no se cuenta con las licencias, porque se están negando a reconocer los derechos morales o porque se han confundido los límites de la propiedad intelectual con el fair use.
Existe un servicio gratuito que la Comisión Europea ofrece a las pymes europeas para brindar asesoramiento e informar sobre estrategias de propiedad intelectual:
El European IP Helpdesk: http://www.iprhelpdesk.eu/
No sustituye a un consultor o a un abogado pero puede ayudarte para empezar tu camino para proteger la propiedad intelectual.
Ofrecen:
- Formación
- Casos de estudio
- Consultas en línea
- Asesoramiento en IP
Para todas aquellas PYMES europeas que lo necesiten.
